Introducción a Microsoft Word 2010.

Todas las aplicaciones instaladas en una computadora con sistema operativo Windows se ejecutan desde el menú inicio, pulsando en el vínculo TODOS LOS PROGRAMAS. Nuevos sistemas operativos como Windows 7 y la novedosa versión 2010 de Microsoft  Office, facilitan el inicio de programas de aplicación de diversas maneras:

1._ Siguiendo la vía clásica: Inicio––––Todos los programas–––Microsoft Office–––Microsoft Word 2010

2.: Si el ícono de Microsoft Word se encuentra como acceso directo en el Escritorio de Windows, pulse dos veces sobre él.

3._ Pulse una vez sobre el ícono, si éste aparece en la sección de aplicaciones de uso frecuente del menú inicio.

En Microsoft Word 2010 se han eliminado los comandos Abrir documento de Office y Nuevo Documento de Microsoft Office. Ahora las plantillas se seleccionan desde la vista Backstage que aparece al pulsar en la ficha Archivo (File)

Para abrir documentos que se han trabajado recientemente es conveniente aprovechar las nuevas tecnologías que ofrece Windows 7 como Jump List, que son listados contextuales de opciones frecuentes o documentos abiertos recientemente. Aparecen en la ventana derecha del menú Inicio cuando se selecciona un ícono de uso frecuente que muestra una pequeña punta de flecha ubicada a la derecha.

INTERFAZ DE USUARIO ORIENTADA A RESULTADOS

La interfaz de Word mantiene a la vista todas las herramientas que se necesitan para escribir un documento de texto, editarlo, darle formato, guardarlo e imprimirlo.

Con menos operaciones se obtienen más resultados, por eso es una interfaz orientada a resultados.

Elemento	Descripción
Ficha Archivo	Abre las opciones de archivo y configuración en una nueva ventana
Menú control	Permite restaurar, minimizar, maximizar y cerrar  el programa.
Barra de herramientas de acceso rápido	Muestra los comandos más utilizados para tener acceso a ellos fácilmente.
Fichas o pestañas	Al pulsar en  ellas se abren las cintas de opciones correspondientes.
Barra de título	Muestra el título del documento y el nombre de la aplicación.
Botones de control	Permiten minimizar, maximizar, restaurar y cerrar el programa.
Botón de ayuda de Microsoft Office Word	Abre la ayuda de Microsoft Word 2010.
Cinta de opciones	Contiene  todos los botones de comandos, correspondientes a lo que su nombre indica, ordenados por Grupos.
Grupos	Agrupa los botones de comandos por categorías.
Botones de comandos	Ejecutan el comando que su nombre indica
Botón regla	Muestra o desaparece las reglas horizontal y vertical
Reglas horizontales y verticales	Indica el tamaño del área y la posición de los márgenes, de los tabuladores y de las sangrías que se fijan en el documento.
Cursor	Indica la posición en la cual se escribirá el texto.
Área de documento	Espacio de trabajo de Microsoft Word, generalmente marcado con color blanco.
Apuntador o puntero del ratón	Indica la posición de trabajo del puntero en la pantalla. Al desplazar el ratón por el parea de documento, el apuntador cambia de forma: Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. Al pulsar el ratón se inserta el cursor en ese lugar y está listo para recibir texto.
Barra de desplazamiento vertical	Con esta barra se desplaza el documento hacia arriba y hacia abajo, para ver el texto oculto.
Barra de estado	Permiten cambiar rápidamente las vistas de Word que son diseños de impresión, lectura en pantalla completa, diseño web, esquema y borrador.
Botones de vistas	Permite al usuario ajustar el nivel de zoom hacia abajo y hacia arriba para ampliar o reducir la vista del texto.
Zoom	Permiten hacer búsquedas repetitivas.

 CINTAS DE OPCIONES

Las ocho cintas de opciones de Word 2010 se abren pulsando las fichas correspondientes:: Archivo(File), Inicio(Home), Insertar(Insert),Diseño de Página(Page Layout), Referencias(References), Correspondencia(Mailings), Revisar(Review) y Vista (View). En cada una de ellas hay herramientas que permiten realizar operaciones relacionadas con lo que su nombre indica.

Antes de comenzar a escribir un documento de texto, es conveniente tomar un poco de tiempo para conocer la nueva distribución de las herramientas de Microsoft Word 2010.

FICHAS Y CINTAS DE OPCIONES.

Observe las herramientas que ofrecen las cintas de opciones de Word porque los ocupará muy a menú para configurar las funciones y comandos más importantes de edición y formato.

FICHA ARCHIVO

Elemento importante de la interfaz Word. Al pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre él, aparece una ventana  llamada Backstage con los comandos que afectan a los archivos. Los botones o vínculos ubicados en la barra de la izquierda, abren cuadros de diálogo o ventanas con más opciones:

*Guardar. Abre el diálogo guardar como que permite guardar el documento en una unidad de almacenamiento, con un nombre y la extensión .docx. Una vez guardado el documento, al ejecutar el comando nuevamente, el documento se guarda sin mostrar el cuadro de diálogo.

*Guardar como. Abre el menú guardar como  que permite seleccionar el formato que tendrá el documento. En la lista Tipo es posible cambiar el formato.

*Abrir. Permite buscar documentos existentes para abrirlos.

*Cerrar. Cierra el documento en el cual se está trabajando sin cerrar el programa. Para cerrar el programa y el documento se pulsa en el botón salir.

*Información. Muestra la información correspondiente al documento abierto.

*Reciente. Muestra los nombres de los documentos y las carpetas o lugares abiertos recientemente.

*Nuevo: Abre una ventana donde se puede iniciar un nuevo documento en blanco, una nueva entrada de Blog o una plantilla para crear un documento prediseñado.

 *Imprimir: Abre una ventana con una gran cantidad de botones y opciones para configurar correctamente la manera en la que se enviará el documento a la impresora.

 *Guardar y enviar. Abre una ventana con comandos que permiten guardar el documento con otro tipo de formato y enviarlo a diferentes sitios web, guardarlo en la web, distribuirlo para trabajo en grupo o colaboración, publicarlo como entrada de blog, o crear un documento PDF o XPS.

*Ayuda. Presenta una ventana con las opciones: Ayuda de Microsoft Office, Introducción, Póngase en contacto con nosotros, Opciones, Buscar actualizaciones e información acerca del programa.

*Opciones. Es en donde puedes configurar todas las opciones del programa.

*Salir: Cierra el documento y el programa.

FICHA INICIO.

Herramientas en la barra estándar y de formato, se encuentran ubicadas en la cinta de opciones de  Inicio.

FICHA INSERTAR.

Contiene comando para insertar en el documento: Páginas, tablas, diferentes tipos de ilustraciones vínculos, hipervínculos y marcadores, encabezados y pies de página, cuadros de texto, WordArt y otros textos especiales, ecuaciones y símbolos.

FICHA DE DISEÑO DE PÁGINA

Contiene comandos que permiten configurar el documento y asignar formatos predefinidos, marcas de agua, colores, bordes, sangrías y espaciados.

FICHAS REFERENCIAS

Herramientas para crear tablas de contenidos, notas al pie, citas bibliográficas, creación de títulos, índices y tablas de autoridades.

FICHA CORRESPONDENCIA

Para crear documentos repetitivos como etiquetas, cartas modelo y sobres, tomando datos de tablas de Excel o bases de datos como Access.

FICHA REVISAR

Comandos de revisión ortográfica y gramatical, inserción de comentarios, seguimiento y control de cambios, comparación y protección de documentos.

FICHA VISTA

Para cambiar las vistas del documento, mostrar y ocultar símbolos y caracteres, ampliar o reducir la vista del documento, administración de las ventanas y creación de macroinstrucciones.

FICHAS CONTEXTUALES

Al seleccionar cualquiera de los objetos incluidos en un documento, aparecen en la barra de título fichas contextuales adicionales, resaltadas con un color diferente.

Si el objeto seleccionado es un gráfico como los de Excel  insertado en el documento de texto se muestra la ficha contextual Herramientas de gráficos con las cintas de opciones Diseño, Presentación y Formato.

FICHA PROGRAMADOR.

Puede configurar las cintas de opciones para que muestren algunos comandos más para ver otras cintas de opciones. Permite escribir macros, utilizar controles como Activex, crear aplicaciones para los programas de Office y utilizar controles de formularios en Excel.

COMPLEMENTOS, UNA FICHA ESPECIAL.

Si además de las siete fichas normales aparece una más en la parte de la derecha de la cinta opciones, es porque cuando se instalan programas complementarios se agrega en la parte superior una ficha llamada Complementos  con hipervínculos que permiten activar la herramienta y comandos enfocados a la solución de tareas escolares o a complementar las funciones de Microsoft Word con la finalidad de mejorar su rendimiento.

ELEMENTOS DE LAS CINTAS DE OPCIONES

Al pulsar cualquiera de las fichas de la cinta opciones, aparecen todas las herramientas disponibles para realizar las operaciones que indica su nombre. Los comando se encuentran agrupados en casilleros llamados Grupos, cuyo nombre se muestra debajo de la casilla, como Portapapeles, Fuente, etc.

Algunos grupos tienen una pequeña fecha en la orilla inferior derecha llamada Iniciador de cuadro de diálogo; al pulsar sobre ellos se abre un cuadro de diálogo con opciones de configuración que afectan la acción de los comandos del grupo. Los botones o íconos de cada una de las herramientas se conocen cono Botones de comandos.

OPCIONES DE WORD.

Es uno de los principales comandos de la ventana Backstage de la ficha Archivo de Word 2010, porque el cuadro de diálogo que aparece cuando se pulsa el botón opciones, se configuran todos los parámetros y opciones del programa.

Si se desea cambiar el color de la interfaz de Word pulse en la ficha General y seleccione Combinación de colores Azul, Plata o Negro. Si desea eliminar el espacio en blanco que se ve entre cada página en la vista Diseño de impresión, pulse en la ficha Mostrar y seleccione la casilla verificación Mostrar espacio en blanco entre páginas en la vista Diseño de impresión.

El programa guarda una copia de respaldo cada 10 minutos. Para habilitar un nuevo idioma pulse en la ficha Idioma, seleccione el idioma y pulse el botón Agregar. Al pulsar en el botón Aceptar, se habilitan los lenguajes seleccionados y todas las configuraciones y todas las configuraciones modificadas.

EL ÁREA DEL DOCUMENTO

La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de documento en la que se introduce el texto que formará un documento. Después  de ésta se ven las Reglas que aparecen cuando se pulsa el botón Regla, abajo y a la derecha se observa una barra de desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el texto hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo.

Por último se observa una barra conocida como Barra de estado que indica la página actual, el total de páginas del documento, la cantidad de palabras y el idioma utilizado.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO

La creación de documentos de texto es muy sencilla:

Inicie sesión de Word de la manera clásica, con el menú Todos los programas. De inmediato aparece la interfaz de Word mostrando la vista Diseño de impresión, aunque esta puede cambiar. La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de documento en la que se introduce el texto que formará el documento.

También puede cambiar de vista pulsando en los Botones de vistas de la barra de estado.

Las reglas aparecen cuando se pulsa el botón Regla. Abajo  y a la derecha están las barras de desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el texto hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo. Por último se observa una barra conocida como Barra de estado, que ofrece los datos y estado del documento, así como los Botones de vistas y la del Zoom.

PREPARAR LA PÁGINA

Antes de escribir su primer texto, prepare la página para el tipo de documento que desea crear. Si es poco texto, tal vez le convenga ampliar el tamaño de fuente y cambiar la fuente.

Al abrir el programa, se ve en la parte superior de la página en blanco una pequeña barra parpadeando llamado cursor.

La cinta de opciones Diseño de página contiene los principales comandos para configurar el documento; los del grupo Configurar página permiten modificar la medida de los márgenes, la orientación de la hoja, el tamaño de la hoja, la cantidad de columnas y otros parámetros de diseño, pero recuerde que en los cuadros de diálogo se tienen estos elementos adjuntos.

1.: Pulse el botón izquierdo del ratón en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Configurar página y en el cuadro de diálogo, defina todos los elementos básicos del documento.

2._ En la ficha Márgenes se encuentran predefinidos los valores Superior e inferior, e Izquierdo y Derecho. Los valores parecen adecuados, pero si desea comenzar un poco más abajo su invitación, cambie el valor Superior a 3.5cm.

3._ En la ficha Papel verifique que se encuentre seleccionado el tamaño carta que es el estándar en México.

La ficha  Diseño permite definir algunos parámetros como el empiezo de las secciones del documento, la forma de presentación de los encabezados y pies de página, etc. En esta ventana también se definen los márgenes del borde superior del papel al encabezado del documento y del borde inferior al pie de página con las opciones Desde el borde, Encabezado y Pie de Página.

En las tres ventanas se encuentra el botón Predeterminar que permite establecer los valores o cambios realizados como el estándar para todos los documentos que se realicen.

Como se mencionó, la manera más rápida de cambiar las configuraciones en las nuevas versiones de Word es mediante las galerías de opciones. Pulse en la ficha Diseño de página y escoja uno de los diseños predefinidos.

1._ Pulse el botón márgenes. En la ventana se muestran varias opciones predefinidas como Normal, Estrecho, que proporciona un espacio amplio para escribir porque los márgenes son de sólo 1.27cm por lado. Moderado, Ancho y Reflejado para escribir en formatos de libro o revista.

2._ Para un tipo diferente de márgenes puede pulsar en márgenes personalizados y abrir el cuadro de diálogo Configurar página.

IMPRIMIR E DOCUMENTO

Para imprimir el documento, deberá contar con una impresora instalada y configurada para Widows. Word 2010 puede utilizar todas las impresoras conectadas a la computadora, siempre y cuando se encuentren “Dadas de alta” en el sistema.

El procesador de textos reconoce a la impresora predeterminada y adapta los documentos automáticamente a sus características para sacarle mejor provecho.

El documento de Word se imprime utilizando el comando Imprimir de la vista Backstage. Al pulsar en el comando se abre la ventana Imprimir con todas las opciones de impresión y una vista preliminar a la derecha.

Si no desea imprimir todo el documento, abra la lista Imprimir todas las páginas y seleccione el intervalo o escriba los números de las páginas en el campo Páginas. También puede indicar si se imprimirá en una sola cara, la orientación del papel, el tamaño del papel, los márgenes y la cantidad de páginas por hoja.

En el campo páginas usted decide cuáles son las páginas que desea imprimir, que pueden ser:

*Las páginas:1,3,5,8,etc.

*De la uno a la doce: 1_13.

*De la cinco a la ocho más dieciséis: 5_8,16, etc.

Se pueden enviar a impresión  una o varias copias de las páginas o de todo el documento, con opción de intercalación para hacer juegos. Al pulsar el botón Propiedades de impresora se abre el cuadro de diálogo Propiedades donde se configuran todas las opciones de la impresora seleccionada.

MÉTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO

Algunos usuarios se han acostumbrado a utilizar las teclas para realizar rápidamente algunas operaciones sin tener que abrir menús o cintas de opciones.

Listado de métodos abreviados de teclado, clasificados de acuerdo con el tipo de función que realizan

Existen teclas de atajo o función de Word 2010 para casi todas las operaciones que se pueden realizar con el ratón. Las de la tabla con las más usuales.

Presione esta tecla	Para
F1	Mostrar la Ayuda en un cuadro de diálogo
Ctrl+C	Copiar
Ctrl+X	Cortar
Ctrl+V	Pegar
Ctrl+Z	Deshacer
Supr	Eliminar
Mayús+Supr	Eliminar el elemento seleccionado permanentemente sin moverlo a la Papelera de reciclaje
F2	Cambiar el nombre del elemento seleccionado
Ctrl+Flecha derecha	Mover el cursor al principio de la siguiente palabra
Ctrl+Flecha izquierda	Mover el cursor al principio de la palabra anterior
Ctrl+Flecha abajo	Mover el cursor al principio del siguiente párrafo
Ctrl+Flecha arriba	Mover el cursor al principio del párrafo anterior
Ctrl+Mayús con una tecla de dirección	Resaltar un bloque de texto
Mayús con cualquier tecla de dirección	Seleccionar varios elementos en una ventana o en el escritorio, o seleccionar texto en un documento
Ctrl+E	Seleccionar todo
F3	Buscar un archivo o carpeta
Alt+Entrar	Ver las propiedades del elemento seleccionado
Alt+F4	Cerrar el elemento activo o salir del programa activo
Alt+Barra espaciadora	Abrir el menú de acceso directo de la ventana activa
Ctrl+F4	Cerrar el documento activo (en los programas que permiten tener varios documentos abiertos al mismo tiempo)
Alt+Tabulación	Alternar entre los elementos abiertos
Alt+Esc	Recorrer los elementos en el orden en que se abrieron
F6	Recorrer los elementos de pantalla en una ventana o en el escritorio
F4	Mostrar los elementos de la lista activa en un cuadro de diálogo
Tecla de menú	Mostrar el menú de acceso directo del elemento seleccionado
Ctrl+Esc	Mostrar el menú Inicio
Alt+letra subrayada	Ejecutar el comando correspondiente o seleccionar la opción correspondiente en un cuadro de diálogo
Alt+letra subrayada en un nombre de menú	Mostrar el menú correspondiente
F10	Activar la barra de menús del programa activo
Flecha derecha	Abrir el siguiente menú a la derecha o abrir un submenú
Flecha izquierda	Abrir el siguiente menú a la izquierda o cerrar un submenú
F5 (o Ctrl+R)	Actualizar la ventana activa
Retroceso	Ver la carpeta del nivel superior en el Explorador de Windows
Esc	Cancelar la tarea actual
Mayús al insertar un CD	Impedir que el CD se reproduzca automáticamente

Mayús derecha durante ocho segundos	Activar o desactivar Teclas de filtro
Alt izquierda+Mayús izquierda+Impr Pant	Activar o desactivar Contraste alto
Alt izquierda+Mayús izquierda+Bloq Num	Activar o desactivar Teclas de mouse
Mayús cinco veces	Activar o desactivar Teclas especiales
Bloq Num durante cinco segundos	Activar o desactivar Teclas de alternancia
Tecla del logotipo de Windows+U	Abrir el Administrador de utilidades.
Ctrl+Tabulación	Avanzar por las pestañas
Ctrl+Mayús+Tabulación	Retroceder por las pestañas
Tabulación	Avanzar por las opciones
Mayús+Tabulación	Retroceder por las opciones
Fin	Mostrar el final de la ventana activa
Alt+letra subrayada	Ejecutar el comando (o seleccionar la opción) correspondiente a esa letra
Entrar	Sustituye a la operación de hacer clic con el mouse en muchos comandos seleccionados
Barra espaciadora	Activar o desactivar la casilla si la opción activa es una casilla
Teclas de flecha	Seleccionar un botón si la opción activa es un grupo de botones de opción
F1	Ayuda de la pantalla
F4	Mostrar los elementos de la lista activa
Retroceso	Abrir una carpeta de un nivel superior si se selecciona una carpeta en el cuadro de diálogo Guardar como o Abrir
Tecla del logotipo de Windows	Abrir o cerrar el menú Inicio
Tecla del logotipo de Windows+B	Establecer el foco en una notificación
Tecla del logotipo de Windows+Ctrl+F	Buscar equipos
Tecla del logotipo de Windows+Pausa Inter	Mostrar el cuadro de diálogo Propiedades del sistema.
Tecla del logotipo de Windows+D	Mostrar el escritorio.
Tecla del logotipo de Windows+M	Minimizar todas las ventanas.
Tecla del logotipo de Windows+Mayús+M	Restaurar las ventanas minimizadas.
Tecla del logotipo de Windows+E	Abrir Equipo
Tecla del logotipo de Windows+F	Buscar un archivo o carpeta.
Tecla del logotipo de Windows+L	Bloquear el equipo o cambiar de usuario
Tecla del logotipo de Windows+R	Abrir el cuadro de diálogo Ejecutar.